Nieuws


nieuws-foto

GZA Portaal ‘Implementatie van een documentbeheerssysteem via Sharepoint’

Tijdens de Commissie “Q & S” van 26 juni 2014 hebben Ann Proost en Geert De Groof (GZA) toegelicht hoe het project om een geïntegreerd intranet en een gebruikersvriendelijker geïnformatiseerd procedureboek te ontwikkelen en uit te bouwen, werd aangepakt binnen de GZA. Daarbij werd eveneens toegelicht hoe het portaal op dit moment binnen het ziekenhuis wordt gebruikt.

De vraag naar een gezamenlijk portaal voor de verschillende campussen binnen het ziekenhuis werd ingegeven door een aantal elementen. (1) De dienst ‘communicatie’ was vragende partij naar een onderhoudsvriendelijkere intranetomgeving teneinde eenieder goed en tijdig te kunnen informeren. (2) Verder had iedere campus zijn eigen procedureboek en wenste men deze samen te brengen (ook belangrijk in functie van (deel)accreditaties) en had (3) het werken met shared directories als nadeel dat er heel wat schijfruimte werd ingenomen door dubbele bestanden. (4) Tot slot waren de databases in Lotus Notes erg complex qua structuur waardoor het terugvinden van bepaalde verslagen en beleidsdocumenten niet altijd even makkelijk was.

Wat de projectplanning betreft, werd gefaseerd gewerkt. Na een goede analyse met als doel te achterhalen wat nodig was om tot implementatie te komen (opleiding, informatica technisch, …), werd een ‘proof of concept’ uitgewerkt en goedgekeurd. Vervolgens werden een aantal projectgroepen opgericht om de nodige sturing te kunnen geven en de voortgang van het project te bewaken. Naast het inladen van het huidige intranet en de procedureboeken evenwel zonder inhoudelijke wijzigingen door te voeren, het inrichten van standaardsites voor de verschillende comités en werkgroepen, werden ook een aantal nieuwe functionaliteiten geïntegreerd. In een derde fase werden een aantal bijkomende functies opgezet om het portaal stelselmatig verder in te vullen waarbij ernaar werd gestreefd om de invulling (aanpassen en toevoegen van documenten) niet te sterk centraal aan te sturen. Enkel zo kon gegarandeerd worden dat de invulling up-to-date bleef en relevant was voor de eindgebruikers.

Zoals in ieder (kwaliteits)project vormt het de bedoeling om de functionaliteiten van het portaal op een continue wijze te evalueren en zo nodig de vereiste acties te kunnen ondernemen om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen. Zo werd de zoekfunctie verbeterd, werd de mogelijkheid om van thuis uit in te loggen, geïntroduceerd, …

In het GZA-portaal zijn drie grote onderdelen te onderscheiden, zijnde (1) het klassieke internet, (2) een onderdeel ‘documentmanagement’ en (3) een kennisdatabank voor procedureboeken, handleidingen en e-learningmodules.

Samenvattend kan gesteld worden dat het opzet van het project zeker is geslaagd. Het portaal is goed ingeburgerd binnen de GZA waarbij iedereen makkelijk de documenten kan terugvinden en er één kanaal is om naar medewerkers toe te communiceren en hen te informeren. Ook de projectwerking en de informatie van comités en werkgroepen verlopen via het portaal waardoor documenten eenvoudig met elkaar kunnen gedeeld worden. Wat de kennisdatabank betreft, wordt alle kennis verzameld op 1 plaats. De procedureboeken zijn overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en JCI-conform.

Tijdens de vergadering werden Ann en Geert hartelijk bedankt voor hun toelichting en gefeliciteerd met de doordachte aanpak van dit project.

De presentatie en het verslag van deze best practice werden toegevoegd aan de rubriek ‘Best practices’ op de website van ICURO.